作/转载者：段永朝

　　“好记性不如烂笔头”。对公司而言，写下来的内容渐渐成为公司的财富和个人职业生涯的见证；对注重书面文件的公司或者个人而言，书面记录是在面临法律纠纷时，确证责任、降低损失和避免风险的保护伞。

　　Hallmark贺卡公司是全球最大的贺卡制作公司，每天的贺卡产量是1100万张。Hallmark公司成功的关键，是全体员工持之以恒的协作精神和创造性。在管理咨询顾问Williams的培训课程中，这种协作精神和创造性被归之于“公司良好的沟通”。

　　但是在1991年，公司的情况曾很糟糕。Williams介绍说，一张贺卡从创意到制作完成，进入商店销售，需要18到20个月的时间，“其实，这只需要4～6个月就够了。

　　“当时，公司的图案、造型、文字创作人员都在不同的部门工作，彼此之间缺乏沟通”，Williams说，不同的部门经常可以听到这样漠然的说法，“我们不知道别的部门在干什么。”

　　在重新设计了公司部门之间的工作流程之后，Hallmark公司的内部沟通有了明显的改善。虽然一些部门远隔近10公里，但员工之间通过电话、邮件、视频会议等形式的沟通比过去大为增加。
　　沟通是管理的开始
　　Williams是一位管理咨询顾问，在国内多所大学担任客座教席。他经常讲的一门课叫做“商务与管理沟通”。“沟通有很多形式，面对面或电话交谈，非正式会面，电子邮件、信函、简报和工作报告等，但是，”Williams教授说，“很多人认为沟通再简单不过了，似乎不需要学习。”

　　Williams介绍说，《产业周刊》每年都会评选美国制造业10强，这些当选的公司一致认为，他们获胜的法宝是，“以人为本，重视沟通，目标一致。”

　　加拿大麦吉尔大学教授，管理学大师Henry Mintzburg把管理工作定义为3个方面：收集传递信息、企业决策和增进团结。Mintzburg指出，“这三样工作都需要通过沟通来完成。”比如信息收集，可以通过谈话、备忘录、报告、数据库以及Internet来完成；而在公司内部传达信息和决策，可以通过开会、讲话、印刷出版物、录象带、备忘录、信件或工作报告的形式来实现。

　　很多卓有成效的企业领导者都认为，“领导有方的管理者，经常是善于沟通的高手”。这些管理者往往能够及时处理各种沟通问题，通过打电话、写电子邮件、会见项目组成员，及时处理和协调棘手的管理问题。
　　“把它写下来”
　　说到“沟通”，很多人首先联想到的是“口才”。Williams在课堂上经常举这样的例子：据学者统计，美国的公司职员一般每周要写10页左右的信函或备忘录，有人甚至能写到20～30页之多。调查还发现，一些公司的高级管理人员，25%的时间都用在写作上。

　　大部分的专业人士都有这样的体会：职务越高，写得越频繁。沟通管理专家们的研究发现，世界著名的4大会计师事务所里，80%的人每天都要写备忘录；67%的人每周写一次工作报告、留言或财务说明；93%的人每周至少要给客户写一封信。

　　花旗集团副总裁，专门负责招聘的高级顾问Paul Goodman甚至讲过这样的话：出色的写作能力是公司录用取舍的决定因素。

　　然而，国内很多企业中的白领阶层，对书面沟通比较畏惧。“这可能有文化上的差异”，Williams分析说，一方面是书面沟通给人“白纸黑字”的感觉；另一方面则是很多人对写作颇感痛苦。
　　写下来是心理约束
　　“写下来对自己是一种心理约束”，Williams指出，“心理约束”对有责任感的人而言是“积极的”，而对于试图“投机取巧的人来说，则是巨大的考验。”

　　“养成写下来的习惯，对自己大有裨益”，Williams结合自己的经验说，“首先是整理思路，理清所表达意思的准确含义，以及相互之间的逻辑关系；其次是便于沟通对象了解自己的想法；最后是可以作为一种‘督促自己执行’的记录文档。”

　　“好记性不如烂笔头”，Williams引用中国传统的劝学箴言这样说。对公司而言，写下来的内容渐渐成为公司的财富和个人职业生涯的见证；对注重书面文件的公司或者个人而言，书面记录是在面临法律纠纷时，确证责任、降低损失和避免风险的保护伞。

　　电脑已经大大改变了人们的工作习惯，年轻一代已经很难领会用纸和笔，在记事本上写下重要的计划安排，记录下稍纵即逝的灵光闪现，撰写备忘录、商业信函的感觉。很多人把电脑仅仅当作快捷方便的工作平台，忽视了书面沟通的基本要领。

　　“养成良好的笔记习惯，经常查看自己写下来的内容，是良好职业风范的具体表现，”，Williams说，“这时候，一个人会非常慎重地对待自己写下来的东西，可以逐渐养成职业化的工作习惯。”

　　“事实上，ISO9000的精神，就是这样”，Williams说，“说到的，要写下来；写到的，就要做到。”即便是诸如电子邮件这样常见的沟通，也必须考虑到阅读者的感受，让对方感到方便、友好和愉悦—道理很简单，每一次沟通，都应该是真诚的。