项目管理成熟度模型讲座二:通用过程和方法

 作者:北京华泰科信科技有限公司 郭斌 PMP 2002年10月10日 本文选自:中国计算机用户 

  对于企业来说,了解一些项目管理的皮毛或者拥有几名PMP,并不能保证项目管理就真正运用到了公司中。或者说即使运用了,也可能不是很有效。因而,为了使项目管理应用更有效,还需要进一步开发相应的通用过程和方法。
  实际上,通用过程和方法对项目管理是很重要的。因为只有开发出通用过程和方法,组织才能把一个项目中获得的成功管理经验运用到其它项目中去。这就是项目管理成熟度模型第二层次要讨论的问题。
  一般来说,第二层次具有以下特性:
  1)运用项目管理的有形收益是显而易见的。最常见的收益包括:降低成本、缩短工期而不影响范围和质量、获得较高的客户满意度。
  2)项目管理得到组织中所有层次的支持,包括高级管理层。由于可能要重塑企业文化,这就需要来自高级管理层的支持。
  3)认识到要想持续成功地管理项目,过程和方法需要被重复使用。
  4)认识到成本控制在项目管理中的重要性。
  5)要进行项目管理系列培训课程的开发,而不仅仅是一门课程。
  生命周期
  通用过程需要一个良好的过程定义以及过程实施所需要的必要组织行为。通常,第二层次可分为5个生命周期阶段:萌芽阶段、高级管理层接受阶段、职能管理层接受阶段、成长阶段、初始成熟阶段。
  1、萌芽阶段
  在这个阶段中,组织意识到项目管理会为组织带来利益。本阶段的特点包括:认识到组织需要项目管理;认识到项目管理具有很大的潜在利益;认识到项目管理在各项业务中的作用;认识到某些变革对实施项目管理的必要性。获得这些认识的最常见的六个驱动力包括:
  1)重大项目:高价值的重大项目需要有效的计划和进度计划。如果没有项目管理,就可能无法有效地利用生产资源。
  2)客户期望:客户可能要求承包商有效地管理客户的工作。
  3)内部竞争:高层管理者希望员工把注意力集中到外部竞争而不是内部竞争、权利斗争等。
  4)高级管理层的理解:这一方式还不太普遍,但高级管理层可以促使组织从最高层到最低层都接受项目管理。
  5)新产品开发:企业的高级管理层会希望有一种可用的方法,使企业能在合理的预算成本内及时完成研发项目。
  6)效率与效果:高级管理层会希望企业拥有很强的竞争力。

  理论上,大多数企业都有一种、而且只有一种驱动力。虽然上面讨论了六种不同的驱动力,而在现实中,这些驱动力结合起来形成了一种驱动力——生存。一旦高级管理层意识到企业的生存需要项目管理,他们就会迅速开始变革。
  2、高级管理层接受阶段
  通常,在萌芽阶段,对项目管理的好处和作用的认可首先产生于低级或中级管理层中。此后就必须向高级管理层“推销”项目管理的概念。这就到了高级管理层接受期。这一阶段的特点包括:明显的高级管理层的支持;高级管理层对项目管理的理解;项目的发起;改变公司经营方法的意愿。
  3、职能管理层接受阶段
  此阶段特点包括:明显的职能管理层的支持;职能管理层赞成和支持项目管理;职能管理层的教育;派职能员工参加项目管理的培训计划。
  4、成长阶段
  本阶段是关键阶段,是项目管理过程建立的开端。虽然这一阶段的一些工作可以在前三个阶段完成,但是本阶段所有工作是否能圆满完成是由前三个阶段的完成情况来决定的。本阶段的工作主要有:企业项目管理生命周期的开发;项目管理方法的开发;赞成和支持有效的计划编制;缩小范围变更(如:范围蔓延);选择项目管理软件。
  遗憾的是,大多数企业都为自己的项目开发出好几个不同类型的方法。虽然企业可以把这当作是一个学习经验的好机会,但却形成一种对资源的浪费。
  5、初始成熟阶段
  这一阶段包括:管理成本/进度控制系统的开发;进度控制和成本控制的综合;用于支持项目管理、提高个人技能的系列继续教育课程的开发。
  很多企业无法顺利完成这一阶段。这主要是由于职能经理对项目成本控制(也称为横向负责)的抵触造成的。但为了在项目计划建立前就建立预算和进度,高级管理层会坚持横向负责。
  障碍及原因
  企业要想完成第二层次会遇到不少障碍,最常见的障碍包括:抗拒新的方法;认为自己已经做得很好;认为方法需要严格的方针和过程;抗拒横向负责。
  根据企业文化的力量和生命力,可能出现对变革的强烈抵制。在企业中经常会出现“我们原先已经拥有的东西运转得很好”的说辞。抵制变革的原因主要是害怕支持新的方法会导致原先已有的权利和权威关系发生转移。另一个原因是由于错误地认为新的方法必然会伴有严格的政策和程序,从而可能引起权利和权威结构的潜在变化。最后的障碍来自于对“横向负责”的恐惧,因为横向控制可以清晰地识别出哪些职能经理为项目提供了良好的估算,所以它不受职能经理的欢迎。
  升级标准
  完成第二层次升级到第三层次,要求有四项关键的活动,即:形成一种既支持项目管理行为方面又支持定量方面的文化;意识到项目管理驱动力(需求和利益)既可在短期内得到,也可在长期内获得;开发一种项目管理的过程或方法,这样在重复使用的基础上,能够获得预期的收益;开发出一套针对全员的系列持续发展的项目管理课程,以便项目管理所带来的收益可以长时间地持续和提高。
  风险因素
  成功完成第二层次的过程中,通常会出现中等程度的风险。第二层次的时间周期通常是6个月到2年,主要取决于以下诸多因素:企业类型(项目主导型与非项目主导型);最高管理层支持的清晰度;企业文化的力量;对变革的阻力大小;开发一个良好的、有效的方法的速度;是否有驱动项目管理方法开发的高级管理层的支持者;项目管理收益实现的速度。这一层的风险可以通过强有力的、明显的高级管理层支持而克服。
  层次的重叠
  第二层次可以和第一层次相互重叠。在实际操作中,没有理由必须等到大批的人接受了项目管理培训之后,才开始开发各种过程和方法。而且,企业越早开始进行过程和方法的开发,这些开发成果就能越早地被运用到员工培训当中去。一位高级管理培训师指导了三天的项目管理基础培训课后,第四天的课就可以针对企业项目管理的过程和方法。这样,员工就能够清楚地明白,在这些过程和方法中,是怎样利用项目管理的基本概念的。
  评估方法
  第二层次——通用过程和方法是过程定义的阶段,它可以通过认识不同的生命周期阶段而完成评估。具体的评估方法可以通过对公司不同的人群对项目管理的理解、认识、重视程度及具体的行为来进行评估。
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